Organisasi BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa) Universitas Gunadarma

TUGAS KELOMPOK TEORI ORGANISASI UMUM 2

NAMA :

1.     ALIA MUTIA MAYANDA                     (10113684)

2.     DINAR AYU LESTARI                           (12113541)

3.     GITA DWI SARASWATI                      (13113751)

4.     LUPTIA MEY USANI                             (15113069)

5.     MEILIANTI ANDRIYANI                      (15113413)

6.     PUSPITA KUSUMANINGRUM          (16113967)

7.     RATIH WULANDA RINI                       (17113304)

8.     THAZZA NABILLA                                 (18113863)

KELAS : 2KA04

UNIVERSITAS GUNADARMA

KATA PENGANTAR

                Puji serta syukur kami panjatkan kepada Allah SWT. Karena berkat rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan makalah tentang organisasi tepat waktu. Makalah ini kami buat sebagai tugas kelompok mata kuliah teori organisasi umum 2. Di dalam makalah ini membahas tentang organisasi di dalam kampus yaitu Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM). Makalah ini menjelaskan fungsi BEM sendiri sebagai organisasi di dalam kampus dan juga menjelaskan struktur yang ada di dalam BEM itu sendiri.

Kami menyadari makalah ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami menerima dengan senang hati atas kritik dan saran agar penyusunan makalah selanjutnya dapat lebih baik lagi. Untuk itu kami ucapkan terima kasih dan semoga makalah ini dapat berguna bagi para pembaca.

Depok, 22 April 2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.1            Latar Belakang

Perguruan tinggi atau kampus pada dasarnya hanya memberikan ilmu dalam bidang akademik saja pada mahasiswa. Sehingga mahasiswa hanya dapat unggul dalam bidang akademik. Disini mahasiswa perlu mendapatkan pembelajaran di luar dari akademik. Seperti kedisiplinan, pertanggung jawaban, jiwa social hingga bekerjasama dalam satu team. Hal-hal tersebut bertujuan agar mahasiswa mampu bersosialisasi,berkomunikasi dengan baikdengan masyarakat dalam dunia kerja nantinya.hal itu bisa di dapatkan dengan mengikuti organisasi mahasiwa.

Organisasi mahasiswa merupakan bagian terpenting dalam kehidupan kampus yang tidak dapat dipisahkan dari aktifitas dan kegiatan mahasiswa pada perguruan tinggi. Organisasi memiliki peran yang sangat penting untuk mahasiswa dan peguruan tinggi tersebut. Di dalam organisasi terdapat struktur kepengurusan untuk mencapai visi dan misi organisasi tersebut.

Salah satu organisasi mahasiswa pada perguruan tinggi adalah Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM). BEM berfungsi untuk menjadikan mahasiswa menjadi lebih berkontribusi dan bermanfaat terhadap kampusnya guna mencapai kepentingan mahasiswa. Sehingga mahasiwa yang mengikuti bem dapat menyalurkan ilmunya atau mengembangkan dirinya baik secara akademik maupun non akademik.

1.2 Tujuan Penulisan

Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Teori Organisasi Umum 2.

1.3 Rumusan Masalah

Pada makalah kali ini, kami akan membatasi pada masalah-masalah berikut :

A.      Apa yang dimaksud dengan organisasi?

B.      Apa fungsi dan peran pada Organisasi BEM?

C.      Apa saja struktur organisasi yang terdapat pada BEM?

D.     Permasalahan apa saja yang ada pada BEM? Bagaimana solusinya?

1.4.       Manfaat Penulisan

Makalah ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi penulis dalam memahami permasalahan yang menjadi topik kajian. Bagi masyarakat makalah ini diharapkan dapat menjadi masukan dan sebagai bahan pertimbangan dalam memahami eksistensi organisasi mahasiswa di perguruan tinggi dan di dalam masyarakat. Bagi pihak akademi, diharapkan makalah ini dapat menjadi bahan kajian belajar dalam rangka meningkatkan prestasi diri pada mahasiswa khususnya dan meningkatkan kualitas pendidikan pada umumnya.

1.5. Metode Penulisan

Metode penelitian yang kami gunakan dalam menyusun makalah ini adalah dengan menggunakan metode observasi dan wawancara.
Narasumber yang kami pilih adalah beberapa anggota dari Badan Eksekutif Mahasiswa  Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi (BEM FIKTI).

BAB II

PEMBAHASAN

A.    ORGANISASI

Organisasi adalah sekumpulan ora ng-orang yang bekertja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Organisasi mahasiswa merupakan sekumpulan mahasiswa yang membentuk sebuah kelompok untuk mencapai sebuah tujuan.Keefektifan sebuah organisasi pasti memiliki fisi dan misi untuk mencapai tujuannya, begitu juga halnya dengan organisasi mahasiswa. Intinya mahasiswa harus bias mengembangkan fungsi dan perannya sebagai mahasiswa. Seperti pengembangan intelektual akademis yang berguna nanti nya untuk terjun ke masyarakat. Oleh sebab itu untuk mengembangkan peran tersebut dapat dilakukan dengan bergabung dengan organisasi mahasiswa.

Contoh organisasi yang ada di wilayah kampus diantaranya, Badan Eksekutif Mahasiswa , Himpunan Sistem Informasi, Himpunan Sistem Komputer, dll.Dalam hal ini kelompok kami mengambil contoh organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa  Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi ( BEM FIKTI) Universitas Gunadarma.

                                            

Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)

Badan Eksekutif Mahasiswa atau BEM adalah wadah dari seluruh mahasiswa untuk mengembangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki agar menjadi mahasiswa untuk memiliki kekayaan dibidang pengetahuan, kesenian dan lain sebagainya.BEM sebagai jembatan peenghubung antara mahasiswa dan lembaga, sehingga BEM berfungsi sebagai sarana mahasiswa untuk menyalurkan sumbang saran dan aspirasinya kepada pihak lembaga untuk mewujudkan kesejahteraan di lingkungan kmapus. Masa bakti BEM selama 1 tahun.BEM merupakan kelanjutan dan perpaduan antara Badan Perwakilan Mahasiswa(BPM) dengan Senat Mahasiswa. Anggota BEM adalah mahasiswa yang masih aktif dan telah mengikuti pendidikan dan pelatihan BEM.

B. FUNGSI DAN PERAN BEM

1. Mengesahkan serta mengajukan proposal kegiatan organisasi dan berhak untuk meminta laporan pertanggungjawaban dari setiap kegiatan organisasi.

2. Menetapkan garis program kemahasiswaan dengan berpedoman pada peraturan-peraturan yang berlaku di kampus

3. Membimbing, mengarahkan dan mengawasi kegiatan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa)

4. Menyusun dan melaksanakan program kegiatan dengan menggunakan anggaran yang telah ditetapkan oleh kampus

5. Mewakili mahasiswa kampus(mendampingi) dalam kegiatan eksternal untuk berkoordinasi atau berkomunikasi dengan organisai mahasiwa perguruan tinggi lainnya.

6. Menampung dan memperjuangkan hak dan aspirasi mahasiswa baik dalam bidang akademik maupun kesejahteraan mahasiswa.

B.      STRUKTUR ORGANISASI BEM

                         

1. Anggota Biasa

Setiap mahasiswa/i aktif yang terdaftar sebagai mahasiswa program studi strata satu Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Universitas Gunadarma.

2. Anggota Aktif

Adalah anggota biasa yang telah memenuhi prosedur penjenjangan yang ditetapkan oleh BEM  FIKTI UG.

3. Kepala Departement

Adalah anggota aktif yang telahmemenuhiprosedurpenjenjangandanditetapkanoleh BPH BEM FIKTI UG untuk mengepalai salah satu dari enam departement, yang  terdiri dari department akademik, department penelitian dan pengembangan, department sosial masyarakat, department hubungan masyarakat, department olahraga dan departement seni budaya.

4. Badan Pengurus Harian

Adalahanggota aktif yang telah memenuhi prosedur yang telah ditetapkan oleh Ketua dan Wakil Ketua BEM FIKTI UG.BPH BEM FIKTI UG terdiridariKetua, WakilKetua, Sekretaris, Bendahara dan Kepala bidang.

C.      PERMASALAHAN PADA BEM

Pada penulisan makalah ini organisasi yang kami jadikan sampel untuk penelitian adalah BEM FIKTI Universitas Gunadarma. Keterangan dari narasumber permasalahan yang sering terjadi dalam organisasi tersebut adalah Miss Communication. Permasalahan tersebut sering muncul saat anggota berada dalam tekanan besar  pelaksanaan event.

Ada beberapa contoh permasalahan yang terjadi pada BEM, diantaranya adalah :

1.      Saat akan mengadakan suatu event seminar, maka panitia bagian acara akan menghubungi narasumber untuk dijadikan pembicara saat seminar. Bagian acara akan berhubungan langsung dengan pihak pembicara atau manajer pembicara tersebut mengenai biaya pembayaran pembicara. Disaat itu, panitia acara yang sedang bernegosiasi mengenai biaya pembayaran pembicara, langsung membuat keputusan untuk menyetujui narasumber, tanpa adanya koordinasi dengan bendahara dan panitia lain. Padahal, keuangan yang ada tidak mencukupi untuk membiayai pembicara tersebut. Sehingga terjadi konflik antara panitia acara dengan bendahara dan pihak lain.

2.      Saat memberikan sertifikat kepada peserta seminar. Biasanya, terjadi kesalahan dalam penulisan nama peserta di sertifikat. Entah, kesalahan peserta yang menulis nama mereka atau panitia yang salah dalam mengetikkan nama mereka. Sehingga pada saat pembagian sertifikat, para peserta mengcomplain kesalahan penulisan nama mereka di sertifikat kepada panitia. Miss communication yang terjadi adalah kurangnya koordinasi antara divisi acara dengan divisi perlengkapan.

3.      Ketika pembicara membatalkan janji dengan para panitia, karena mendadak narasumber yang telah disetujui tidak dapat menghadiri pelaksanaan acara. Padahal, di banner acara sudah dipublikasikan bahwa pembicara tersebut yang akan dating. Sehingga membuat panitia mencari pembicara lain yang sesuai tema yang sudah ditentukan sebelumnya. Dalam permasalahan ini, seharusnya panitia membuat MoU(Memorandum of Understanding) atau nota persetujuan, kepada pihak pembicara. Sehingga, pembicara tidak bisa melakukan pembatalan secara sepihak.

 Dalam organisasi BEM setiap permasalahan yang terjadi tidak akan dibiarkan berlarut, karena organisasi BEM sendiri sifatnya kekeluargaan. Itulah salah satu contoh permasalahan yang ada di organisasi BEM.

Ada 4 fungsi utama dalam manajemen:

1.Perencanaan (Planning),
2. Pengorganisasian (Organizing),
3. Pengarahan (Actuating/Directing),
4. Pengawasan (Controlling)

Dalam 4 fungsi utama dalam manajemen ini kami menggunakan contoh pada acara Techno Fair 2015.

Fungsi Perencanaan

Proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. Dalam fungsi ini biasanya anggota BEM melakukan perencanaan secara matang. Seperti konsep acara pada tahun ini, pembicara yang harus di undang, berapa orang yang di butuhkan untuk menjadi anggota panitia, merekrut anggota di luar BEM, berapa seminar dan workshop yang harus diadakan, jobdesk anggota pada acara dan lain-lainnya dalam bentuk perencanaan secara teknis maupun non teknis lainnya.

Fungsi Pengorganisasian
Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi. Pada fungsi ini para panitia yang sudah terpilih di susun struktur ke panitiaannya. Seperti :

1.      Ketua dan wakil pelaksana

2.      Ketua dan anggota divisi acara

3.      Ketua dan anggota divisi perlengkapan

4.      Ketua dan anggota divisi Humas, Publikasi dan Dokumentasi (HPD)

5.      Ketua dan anggota divisi konsumsi

Dengan tersusunnya struktur panitia sehingga mempermudah anggota untuk melaksanakan tugas dan kewajiban mereka sesuai dengan divisi mereka masing-masing

Fungsi Pengarahan dan Implementasi

Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. Karena dalam acara ini di rekrut volunteer atau anggota di luar BEM sehingga, fungsi ini sangat perlu di lakukan. Seperti pada divisi HPD ketua divisi memberitahukan bahwa tugas mereka adalah seperti mendesign logo dan banner acara, mempublikasikan acara ini ke mahasiswa baik di kampus ataupun di luar kampus, dan melakukan dokumentasi ketika acara itu di laksanakan. Inti dari fungsi ini adalah baik dari ketua pelaksana ataupun ketua divisi masing-masing menjelaskan dan mengarahkan para anggotanya untuk dpata berkoordinasi bersama untuk menjalankan kewajiban mereka masing-masing agar acara ini terlaksana sesuai dengan perencanaan.

Fungsi Pengawasan dan Pengendalian

Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan yang dihadapi. Pada fungsi ini, biasanya ketika berjalannya acara pasti ada Koorlap atau Koordinasi Lapangan atau pengawas acara. Korlap berfungsi mengecek dan mengawasi agar acara dapat berjalan dengan baik. Koorlap selalu berkeliling memastikan ketika ada anggota yang telah selesai melaksanakan jobdesk mereka, akan langsung di minta untuk membantu jobdesk yang lain yang sedang kekurangan SDM. Kemudian ketika acara telah selesai di adakan evaluasi. Evaluasi berfungsi untuk melaporkan acara yang telah di laksanakan sesuai divisi mereka, dan mencari tahu apakah acara tadi berjalan sesuai dengan rencana apa tidak. Apabila terjadi beberapa kesalahan atau kegagalan dalam evaluasi ini panitia mencari tahu kekurangan dan kesalahan yang telah di lakukan sehingga bisa memperbaiki kesalahan itu untuk tidak terulang kembali di acara yang akan datang.

PENUTUP

Kesimpulan

Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Organisasi mahasiswa merupakan sekumpulan mahasiswa yang membentuk sebuah kelompok untuk mencapai sebuah tujuan. Adapun Badan Eksekutif Mahasiswa atau BEM itu adalah wadah dari seluruh mahasiswa untuk mengembangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki agar menjadi mahasiswa untuk memiliki kekayaan dibidang pengetahuan, kesenian dan lain sebagainya. Selain itu juga BEM sebagai jembatan penghubung antara mahasiswa dan lembaga tertinggi di universitas, sehingga BEM berfungsi sebagai sarana mahasiswa untuk menyalurkan saran dan aspirasinya kepada pihak lembaga untuk mewujudkan kesejahteraan di lingkungan kampus.

Saran

Semoga BEM di Universitas Gunadarma dapat berkembang lebih baik lagi sehingga memberikan banyak manfaat dan pelajaran bagi para mahasiswa baik di bidang akademik maupun non-akademik.

Pertanyaan :

1.       Apakah visi dan misi pada BEM FIKTI saling keterkaitan dengan BEM fakultas lain yang ada di Universitas Gunadarma? (Dody)

Jawab :

Setiap fakultas memiliki visi dan misi yang berbeda – beda, akan tetapi secara garis besar memiliki tujuan yang sama yaitu untuk menampung aspirasi mahasiswa sekaligus sebagai pihak yang menjembatani mahasiswa kepada pihak tertinggi kampus.

2.       Berikan contoh bentuk aksi BEM terhadap aspirasi yang disampaikan oleh mahasiswa. (Erlangga)

Jawab :

Kita ambil contoh study case pada tahun 2014 lalu, saat sebelum proker (program kerja) BEM FIKTI direncanakan, salah seorang teman dari luar kepengurusan BEM FIKTI menyampaikan aspirasi mereka bahwa mereka ingin diadakan event seminar yang berhubungan dengan tema multimedia. Lalu, dengan kesempatan yang ada, di tahun 2014 akhirnya BEM FIKTI mewujudkan aspirasi dari mahasiswa-mahasiswa tersebut dengan mengadakan seminar “Video Mapping”.

3.       Bagaimana cara BEM merekrut dalam mencari calon pengurus BEM berikutnya? Apa saja kriteria yang harus dipenuhi dan bagaimana cara BEM memberikan toleransi kepada para pengurusnya untuk masalah akademik ataupun masalah diluar BEM? (Fajar)

Jawab :

Caranya adalah dengan melakukan sosialisasi kekelas-kelas terlebih dahulu apa saja keuntungan menjadi pengurus BEM, menyebarkan informasi open requitment melalui berbagai media social. Kriteria yang harus dipenuhi diantaranya adalah mahasiswa aktif jurusan Sistem Informasi atau Sistem Komputer (khusus untuk BEM FIKTI), minimal telah menyelesaikan 2 semester, IPK minimal 2.75, berkomitmen dan mampu bekerja sama dengan baik. BEM memberikan toleransi kepada pengurusnya dengan cara, contohnya pada saat ada acara dan salah satu pengurusnya adalah panitia inti, sementara tanggal acaranya bentrok dengan jadwal kuliah, maka BEM akan memberikan surat izin untuk ditujukan kepada dosen yang bersangkutan bahwa mahasiswa tersebut tidak dapat hadir di kelas dikarenakan menjadi panitia di acara seminar Techno Fair 2015 misalnya.

4.       Apa pengaruh organisasi untuk dunia kerja nanti? (Idlan)

Jawab :

Pengaruh organisasi terhadap dunia kerja nanti sangat besar. Mahasiswa yang pernah ikut dalam organisasi, pada saat di dunia kerja nanti tidak akan terkejut dengan “medan” dan kondisi yang ada di ruang lingkup pekerjaan. Karena, mereka sudah mengerti bagaimana bersikap kepada rekan kerja, kepada atasan dan bawahan, mereka sudah terbiasa untuk cekatan dan mampu berfikir atau membuat keputusan dibawah tekanan sekalipun. Terutama saat terjadi konflik dan dihadapkan dengan suatu masalah, mereka sudah terlatih untuk memecahkan masalah dan tahu pola pikir untuk solusi yang baik. Mereka juga mempunyai jiwa kepemimpinan. Pengaruhnya adalah mahasiswa tersebut akan terlihat lebih unggul, lebih gesit dan lebih terorganisir pada saat bekerja.

5.       Fungsi dan peranan BEM yang tertulis di makalah kami salah satunya adalah, membimbing, mengarahkan dan mengawasi kegiatan UKM. Pertanyaannya adalah, apakah fungsi dan peranan BEM pada point tersebut adalah umum (terdapat di setiap perguruan tinggi) atau hanya di dalam Universitas Gunadarma saja? (Rizal)

Jawab :

Fungsi dan peranan BEM pada point tersebut adalah umum (terdapat di setiap perguruan tinggi). Tetapi, untuk di Universitas Gunadarma point ini tidak sepenuhnya berlaku, karena BEM yang ada di Univ. Gunadarma tidak sepenuhnya membimbing, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan dari setiap UKM yang ada. Yang berhak melakukan point tersebut adalah pihak tertinggi dari kampus Gunadarma sebagai Pembina UKM.

6.       Langkah apa yang dilakukan jika target yang diinginkan tidak tercapai? (Riandika)

Jawab :

Dari awal panitia sudah menyiapkan plan A,B,C,D bahkan E. Plan A merupakan target utama, dan plan E merupakan kemungkinan terburuk. Jika dari semua planning yang sudah dibikin ternyata tidak tercapai, maka panitia khususnya panitia acara akan berifikir ulang untuk mencari alternative lain, secara berunding dan bermusyawarah, dengan mencari target yang tidak jauh dari prioritas utama (plan A), tetapi dengan kondisi (keuangan, tempat, dll) yang bisa ditolerir.